Требования и правила оформления гарантийного письма

Гарантийное письмо о предоставлении юрадреса — это официальный документ, в котором собственник помещения подтверждает готовность зарегистрировать по указанному адресу новую компанию или перенести туда деятельность уже существующей организации. Хотя такой документ не входит в обязательный перечень для регистрации юридического лица, налоговая служба (ФНС) часто запрашивает его, особенно при первичной регистрации бизнеса или смене адреса.

В статье разберем:

• Какие требования ФНС предъявляет к гарантийному письму?
• Как правильно оформить документ?
• Какие дополнительные бумаги потребуются?
• Особенности использования адреса от специализированных фирм.

Требования налоговой службы к гарантийному письму

Гарантийное письмо не заменяет правоустанавливающие документы на помещение, такие как:

• свидетельство о собственности;
• договор аренды;
• выписка из ЕГРН.

Однако ФНС может запросить его в следующих ситуациях:

1. Регистрация новой компании
   На этапе создания юрлица у него еще нет:
   • записи в ЕГРЮЛ;
   • действующего директора;
   • печати (если она предусмотрена уставом).
   В этом случае гарантийное письмо служит временным подтверждением будущего местонахождения фирмы.
2. Изменение юридического адреса
   Если компания переезжает, но договор аренды еще не подписан, налоговая может потребовать гарантийное письмо как доказательство намерений арендодателя.
3. Проверка на "массовость" адреса
   ФНС тщательно проверяет адреса, по которым зарегистрировано множество фирм. Гарантийное письмо с приложенными документами на помещение помогает подтвердить легальность его использования.

Какие документы нужно приложить к гарантийному письму?

Для подтверждения юридического адреса потребуются:

• копия выписки из ЕГРН (подтверждает право собственности);
• технический паспорт помещения (если необходимо);
• поэтажный план здания (для нежилых помещений);
• копия паспорта собственника (если арендодатель — физлицо).

Все копии должны быть заверены подписью владельца.

Как составить гарантийное письмо?

Документ оформляется в произвольной форме, но должен содержать обязательные реквизиты:

Структура письма:

1. Шапка документа
   • Название налогового органа (например, "В ИФНС № 46 по г. Москве").
   • Реквизиты будущего арендатора (название компании в процессе регистрации).
2. Заголовок: "Гарантийное письмо" (желательно выделить).
3. Основной текст. В содержании должны быть указаны:
   • ФИО собственника или название компании-арендодателя;
   • наименование арендатора (например, "ООО «Старт», находящееся в процессе регистрации");
   • полный адрес помещения (с индексом);
   • площадь и назначение помещения (офис, склад и т. д.);
   • обязательство заключить договор аренды после регистрации компании;
   • подтверждение отсутствия обременений (арест, залог и др.);
   • кадастровый номер (при наличии);
   • реквизиты правоустанавливающих документов.

Пример текста гарантийного письма:

*"Я, Петров Сергей Владимирович (паспорт серия 4567 № 123456, выдан УВД г. Санкт-Петербурга 15.03.2015), являюсь собственником нежилого помещения по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Ленина, д. 45, оф. 10, площадью 15 кв. м., кадастровый номер 78:30:987654321:00000 (подтверждается выпиской из ЕГРН от 10.04.2025).*
Настоящим гарантирую, что после регистрации ООО «Старт» в ФНС РФ обязуюсь заключить договор аренды данного помещения на согласованных условиях.
Помещение не имеет обременений и может использоваться в качестве юридического адреса."

Приложения:

• копия выписки из ЕГРН;
• техпаспорт помещения;
• поэтажный план (если требуется).

Подпись и печать:

• Если арендодатель — юрлицо, письмо подписывает руководитель и заверяет печатью.
• Если арендодатель — физлицо, достаточно подписи с расшифровкой ФИО.

Дополнительные рекомендации

1. Нотариальное заверение. В некоторых случаях ФНС может потребовать нотариальное подтверждение подписи собственника.
2. Срок действия. Гарантийное письмо обычно действительно 3–6 месяцев. Если регистрация затягивается, может потребоваться обновленный вариант.
3. Проверка адреса. Если помещение арендуется у специализированной компании, убедитесь в ее надежности:
   • наличие реального офиса (избегайте "виртуальных" адресов);
   • репутация фирмы (отзывы, срок работы на рынке);
   • условия договора (стоимость, сроки, возможность продления).

Заключение

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса — важный документ, который повышает шансы на успешную регистрацию компании. Даже если оно не является обязательным, его наличие снижает риск отказа со стороны ФНС.

Рекомендации:

• Если у вас нет собственного помещения, рассмотрите аренду адреса у проверенных компаний.
• Перед подачей документов проконсультируйтесь с юристом или регистратором, чтобы избежать ошибок.

Правильно оформленное гарантийное письмо поможет закрепить юридический адрес и избежать проблем при регистрации бизнеса.