Аренда юридического адреса — определение, принятое в предпринимательском сообществе, которое означает регистрацию компании в коммерческом помещении без присутствия в нем сотрудников организации. Фактически это аренда нежилого помещения, только на бумаге. Рассказываем про ключевые риски.
Проверка: что должно быть указано в договоре аренды
Аренда юрадреса — передача во временное пользования помещения с точно определенными характеристиками:
- адрес расположения;
- кадастровый номер;
- площадь;
- номер комнаты.
Отсутствие ключевых сведений об объекте может впоследствии повлечь за собой признание договора незаключенным.
К договору аренды должны прилагаться документы, подтверждающие технические характеристики, право собственности, отсутствие обременений, а также передачу объекта в пользование:
- копии документов о собственности — свидетельство или выписка из ЕГРН;
- технический паспорт, поэтажный план с экспликацией;
- акт приема-передачи;
- гарантийное письмо собственника — для вновь создаваемых юридических лиц.
Основные риски при аренде юридического адреса
Помимо правильности заполнения характеристик объекта в договоре, сам офис должен отвечать требованиям законодательства, налоговой и нормам СанПиН для нежилых помещений, в которых регистрируется бизнес.
Основные требования:
- соответствие минимально допустимой площади — 4,5 кв.м.на одно рабочее место, оборудованное столом и компьютером;
- отсутствие массовой регистрации в офисе — допускается до 4—5 компаний в одном помещении при условии соответствия нормам по площади;
- соответствие виду деятельности.
Сюда же можно отнести требование ФНС о фактическом местонахождении организации по месту регистрации. Это значит, что исполнительный орган (директор) компании должен находиться в указанном при регистрации помещении.
Ключевые риски:
- Признание юрадреса недостоверным — в реестр ЕГРЮЛ вносится отметка о недостоверности сведений об организации. Финансовая деятельность может быть ограничена до устранения несоответствия. Руководству придется подыскивать новый офис, вносить изменения в учредительные документы и проходить повторную регистрацию в налоговой.
- Определение юр адреса как массового — компания обязана сменить расположение для продолжения деятельности.
Если вовремя не предпринять действия по исправлению сложившейся ситуации, ИФНС может начислить штраф, а впоследствии ликвидировать юрлицо и ограничить директору право занимать руководящие должности и открывать новый бизнес в течение 1—3 лет.
Как избежать рисков
Чтобы избежать последствий признания юридического адреса массовым или недостоверным и, как следствие, штрафов и ограничения деятельности компании, необходимо на этапе подбора офиса отдавать предпочтение только надежным вариантам с гарантией арендодателя.
Самый лучший вариант — юридический адрес, который полностью соответствует всем нормам и требованиям. Такие офисы дороже, но максимально защищают бизнес от возможных проблем с налоговой и другими проверяющими органами.
Это помещения с хорошим ремонтом и возможностью временного присутствия сотрудников для принятия налоговой проверки. По таким юрадресам налажено почтовое обслуживание, чтобы бизнес вовремя получал всю корреспонденцию и своевременно на нее реагировал. Это позволяет избежать незапланированных проверок, а также сохранить репутацию и не потерять клиентов и партнеров.
Резюме
Аренда юридического адреса с гарантией и соблюдением норм регистрации — залог успешной работы бизнеса и отсутствие проблем с налоговой. Выбирайте надежного арендодателя и не экономьте на юрадресе, если вы дорожите репутацией вашей компании.
